De vragen die gezinshuisouders en kleine zorgorganisaties ons stellen over ISO Assist, het Keurmerk Gezinshuizen, ISO 9001, cliëntgegevens, eigen documenten, audits en prijzen. Duidelijke antwoorden, zonder jargon.
De meeste vragen die we krijgen gaan over de combinatie van ISO Assist met het Keurmerk Gezinshuizen. Hieronder de belangrijkste punten op een rij.
Ja. Het Keurmerk Gezinshuizen rust op tien uitgangspunten die voor het grootste deel samenvallen met ISO 9001: protocollen, risicobeheersing, jaarcyclus, procesverbetering. Dat is exact de standaard die ISO Assist volgt. Onze 43 vooringevulde documenten dekken de kwaliteitsmap-eisen van het Keurmerk inhoudelijk af. Je gebruikt ISO Assist als je digitale kwaliteitsmap en voldoet daarmee aan beide kaders tegelijk.
Nee. De inhoud dekt al af. De indeling is alleen anders: ISO Assist werkt met een platte nummering (H01, H02, P01, PE01 enzovoort), het Keurmerk met een hiërarchische (H1.1 A, H2.2 C enzovoort). Letterlijk hernoemen is niet nodig. Bij elk document in ISO Assist zetten we een keurmerk-verwijzing zodat jij en de auditor in één oogopslag zien welk deel van het keurmerk-handboek erbij hoort.
Ja, expliciet. In hun Q&A over het digitale kwaliteitsportaal staat letterlijk dat een eigen systeem of werkwijze die de kwaliteitsborging aantoonbaar voldoende dekt blijft toegestaan. Het Keurmerkinstituut toetst op inhoud, niet op het letterlijke sjabloon waarin je werkt. De ISO-audit wordt bovendien door het Keurmerkinstituut zelf uitgevoerd, niet uitbesteed aan KIWA of DEKRA.
ISO 9001 is de internationale standaard voor kwaliteitsmanagement. Het Keurmerk Gezinshuizen is een Nederlandse branche-specifieke vertaling daarvan, met tien uitgangspunten en een eigen indeling voor gezinshuizen. Ben je gecertificeerd bij het Keurmerk, dan ben je feitelijk ook ISO 9001-gecertificeerd: de ISO-audit zit bij hen inbegrepen. ISO 9001 op zichzelf laat meer ruimte voor organisatie-specifieke inrichting, het Keurmerk geeft een kant-en-klaar kader specifiek voor gezinshuizen.
Het Keurmerk Gezinshuizen digitaliseert hun eigen kwaliteitsportaal in 2026. Voor bestaande gecertificeerde gezinshuizen is dat niet verplicht, je mag je eigen systeem blijven gebruiken mits de inhoud dekt. Nieuwe aanvragers krijgen voorlopig alleen het portaal als route. Voor iedereen geldt: op drie plekken tegelijk werken is slopend. Kies één bron van waarheid en zorg dat je auditor daar binnen dertig seconden het bewijs kan vinden dat hij zoekt.
Ja. HKZ, ISO 9001 en de meeste branche-keurmerken in de zorg (Keurmerk Gezinshuizen, kleinschalige woonvormen) delen de kern: kwaliteitsbeleid, risicobeheersing, documentbeheer, evaluatiecyclus. ISO Assist is rond ISO 9001 opgebouwd en dekt daarmee het overlappende deel. Per keurmerk kan een klein aantal accent-verschillen zijn die we tijdens de onboarding meenemen.
We krijgen vaak de vraag of we dossiers van jeugdigen verwerken. Het antwoord is nee, en dat is een bewuste keuze.
Alleen initialen en geboortejaar van de jongere, plus metadata over het kwaliteitsproces (dát een plaatsingsadvies is opgesteld, door wie, wanneer het geëvalueerd wordt, en waar jij de inhoud bewaart). De inhoud van een dossier blijft in je ECD of op de plek waar je die nu al bewaart. Zo blijft ISO Assist vrij van bijzondere persoonsgegevens en triggert het geen NEN 7510-verplichting of DPIA.
Omdat het kwaliteitssysteem en het cliëntdossier twee verschillende dingen zijn. Het dossier beschrijft de jongere, het kwaliteitssysteem beschrijft hoe jouw organisatie werkt. Die twee mengen is waar gezinshuisouders veel dubbel werk ervaren. Door ze strikt gescheiden te houden, houden we ISO Assist licht en jouw ECD op de plek waar het hoort.
Ja. We verwerken alleen organisatie- en medewerker-data en een beperkt aantal metadata over cliënten (initialen, geboortejaar, status). Onze verwerkersovereenkomst is standaard beschikbaar, evenals ons privacystatement en een uitleg over de beveiligingsmaatregelen. Omdat we geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, blijft de AVG-scope beperkt tot het normale niveau dat elk SaaS-product voor zakelijk gebruik kent.
ISO Assist is de kwaliteitsmap. Wat daar niet in thuishoort, hoef je er ook niet in te zetten.
Ja, op twee manieren. Bij elk ingebouwd document kun je een PDF-bijlage uploaden (denk aan een eigen protocol, een ingevuld sjabloon, bewijsstukken). Daarnaast kun je binnen de in-app editor zelf documenten bewerken, uitbreiden of vervangen. Staat je eigen werkwijze afwijkend van de standaard-template, dan neem je die gewoon mee bij het inrichten.
Nee, bewust niet. Het is een aanvulling naast je ECD. Je ECD houdt de inhoud over de jongeren, ISO Assist houdt het kwaliteitssysteem eromheen. Documenten zoals plaatsingsadviezen of veiligheidsplannen schrijf en bewaar je in je ECD, in ISO Assist leg je alleen vast dát ze er zijn, wie verantwoordelijk was en wanneer ze opnieuw geëvalueerd moeten worden.
Voor alles wat tot de kwaliteitsmap behoort wel. Voor operationele documenten daarbuiten (jaarrekening, personeelscontracten, offerten, algemene bedrijfsadministratie) niet: die laat je gewoon in SharePoint of waar je ze al hebt staan. We maken ISO Assist niet kunstmatig groter dan het kwaliteitssysteem dat het is.
Een audit wordt pas een probleem als je documenten niet vindbaar zijn. In ISO Assist staat alles op één plek, met een expliciete toegangsflow voor de auditor.
Ja. Je stuurt de auditor een uitnodigingslink. Hij krijgt alleen-lezen toegang tot je omgeving en kan alles doorzoeken wat hij nodig heeft. Geen gedoe met PDF's rondmailen of SharePoint-rechten uitdelen. Na de audit verwijder je zijn toegang in één klik.
In de meeste gevallen niet. Als je gedurende het jaar je herinneringen volgt, is je kwaliteitsmap audit-klaar. Ter voorbereiding loopt ISO Assist automatisch door alle verplichte documenten en markeert wat nog aandacht nodig heeft. Die lijst werk je weg, en dan ben je klaar.
Ja. Het Keurmerk Gezinshuizen kent twee audits per jaar: een interne gezinshuis-audit door een zelfstandige auditor uit hun register, en de externe ISO-audit door het Keurmerkinstituut. Voor beide nodig je de auditor hetzelfde uit in ISO Assist met alleen-lezen toegang.
ISO 9001 is geen bureaucratisch checklistje. Het is een manier om aan te tonen dat je weet waar je staat en wat je doet als het misgaat.
ISO 9001 is de internationale standaard voor kwaliteitsmanagementsystemen. Voor zorgorganisaties is het steeds vaker een vereiste van gemeenten en zorgkantoren om aan te tonen dat kwaliteitszorg structureel is geborgd. Het helpt je processen te verbeteren, risico's te beheersen en kwaliteit aantoonbaar te maken bij financiers, verwijzers en de IGJ.
Niet op die naam. De Jeugdwet en de Wkkgz eisen wel dat je verantwoorde hulp levert en die aantoonbaar borgt. Een ISO 9001-certificering is de meest gangbare manier om daar aan te voldoen, zeker richting aanbestedende gemeenten en zorgkantoren. Het Keurmerk Gezinshuizen is een branche-vertaling die diezelfde verplichting invult.
ISO Assist levert 43 vooringevulde documenten die specifiek zijn afgestemd op gezinshuizen en kleinschalige zorg: kwaliteitshandboek, klachtenregeling, incidentenprotocol, personeelsdossiers, plaatsingsadvies, veiligheidsplan, en alles wat daarbij hoort. Bij onboarding worden ze met jouw organisatiegegevens vooringevuld. Je hoeft dus niet van scratch te beginnen.
Dat hangt af van waar je nu staat. Als je al grotendeels compleet bent en alleen structuur mist: drie tot zes maanden. Begin je vanaf nul: reken zes tot twaalf maanden tot de eerste audit. ISO Assist geeft je per module inzicht in wat je nog nodig hebt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
ISO Assist is je digitale kwaliteitsmedewerker. Het platform beheert je ISO 9001-documenten, plant kwartaal- en jaartaken, stuurt herinneringen bij naderende deadlines, registreert incidenten en klachten, en houdt per medewerker bij welke screening (VOG, SKJ, vergewisplicht) actueel is. Ook interne audits, directiebeoordeling, stakeholderanalyse en risico/kansenregister lopen centraal. Je bent daarmee altijd audit-klaar zonder dat er een losse kwaliteitsfunctionaris voor nodig is.
ISO Assist is gebouwd voor gezinshuizen, kleinschalige woonvormen en andere kleine zorgaanbieders tot ongeveer 50 medewerkers. De automatiseringen en templates zijn op dit type organisatie afgestemd. Grotere instellingen met meerdere locaties en een eigen kwaliteitsafdeling passen minder goed bij onze aanpak.
Documenten maak je direct in het platform aan op basis van templates en bewerk je met de ingebouwde editor. Versies worden automatisch bijgehouden. Het platform monitort verloopdata en signaleert als een document bijna verouderd is. Je ziet in één oogopslag welke documenten actueel, bijna verlopen of ontbrekend zijn.
Juist dan. Het behouden van een certificering vraagt continue borging: verlopen documenten, jaarlijkse directiebeoordeling, interne audit, scholing en vergewisplicht. ISO Assist zorgt dat je die ritmes niet vergeet en dat je de jaarlijkse audit in één avond voorbereid hebt.
ISO Assist kost 225 euro per maand (2.700 euro per jaar, maandelijks gefactureerd), exclusief 21% btw. Alle features zijn inbegrepen, zonder verborgen kosten. Dat is minder dan negen euro per werkdag en vele malen goedkoper dan het inhuren van een kwaliteitsfunctionaris of consultant per uur.
Via onze interactieve demo kun je het platform met voorbeelddata direct zelf verkennen. Je ziet precies hoe het werkt zonder dat je een account hoeft aan te maken. Daarna kies je of je wilt starten.
Het abonnement loopt per jaar en wordt automatisch verlengd. Opzeggen kan tot een maand voor het einde van je jaarperiode via info@iso-assist.nl. Tot het einde van de lopende periode behoud je volledige toegang en kun je alle data exporteren.
Nee. Onbeperkte gebruikers zijn inbegrepen, of je nu twee of twintig medewerkers toegang geeft. Ook auditoren-toegang (alleen-lezen) is gratis.
Na aanmelding doorloop je een korte wizard (organisatie, adres, contactpersoon, schaal). Je omgeving wordt direct ingericht met alle 43 documenten, templates en een jaarplanning toegesneden op jouw schaal. Je kunt daarna meteen beginnen met invullen en activeren.
Ja. Tijdens de onboarding helpen we je bij het structureren en uploaden van bestaande documenten. Als je nog helemaal geen protocollen hebt, lopen we met templates samen de eerste stappen door. Via de berichtenfunctie in het platform kun je ook achteraf vragen stellen.
Ja, via onze migratieservice. Werk je nu met SharePoint, Google Drive, een ander KMS of een papieren kwaliteitsmap: we inventariseren wat je hebt, koppelen je documenten aan de juiste modules in ISO Assist en controleren per stuk of de inhoud dekt wat het keurmerk of ISO 9001 ervan vraagt. Zo begin je niet vanaf nul en raak je niets kwijt. De migratieservice valt buiten het standaardabonnement en is beschikbaar tegen meerprijs, afhankelijk van de omvang. Mail info@iso-assist.nl voor een inschatting.
Je kunt ons bereiken via info@iso-assist.nl of via de berichtenfunctie in het platform. We streven naar reactie binnen één werkdag, meestal sneller. Voor dringende zaken (inloggen werkt niet, audit op komst) pakken we het direct op.
ISO Assist is primair een softwaretool. Via De Regelneef bieden we ook losse consultancy aan voor organisaties die begeleiding willen bij hun ISO 9001- of Keurmerk-traject. Denk aan een interne audit laten uitvoeren, de directiebeoordeling faciliteren, of een gap-analyse vooraf. Mail info@iso-assist.nl voor de tarieven.
In onze gezinshuis-gids staan uitgebreide artikelen over directiebeoordeling, jaarchecklist, VOG en SKJ, en de keuze tussen ISO 9001, HKZ en Keurmerk Gezinshuizen. Of loop eerst de demo door.